Acuerdo de autofacturación y expedición de facturas

Este acuerdo se celebra entre el profesional identificado como prestador en la ficha de mandato y la entidad identificada como destinataria de sus servicios o tercero expedidor, según la modalidad. La ficha debe recoger nombres legales, domicilios, identificación fiscal, residencia, representación, entidad expedidora, ámbito, fecha y aceptación. Si el destinatario es SCD Global OÜ se utilizarán los datos de identificación de las condiciones generales.

El mandato exige aceptación previa y expresa del profesional y de la entidad que asume la expedición. No nace por crear una cuenta, subir datos fiscales o aceptar genéricamente pagos. Se entregará copia del acuerdo y de su ficha completada en soporte duradero.

En el modelo ordinario de Worksible Payments, SCD Global OÜ es destinataria de los servicios del profesional y expide las facturas en nombre y por cuenta de este. La relación exclusiva con SCD se limita a los encargos comprendidos en esta modalidad y no impide trabajar para otros clientes fuera de ellos. La expedición por un tercero para una contratación directa diferente exige ficha y acuerdo separados: ese tercero confecciona la factura sin convertirse por ello en destinatario de los servicios. No se mezclarán ambos circuitos en un mismo encargo.

La autorización comprende facturas y documentos rectificativos relativos a encargos identificados, con la mención de autofacturación cuando corresponda. No incluye declaraciones fiscales, representación ante autoridades, alta profesional, modificación de precios ni reconocimiento de deudas ajenas. La entidad expedidora no emitirá una factura por una operación inexistente.

Cuando el destinatario contractual cambie, se formalizará la autorización que corresponda antes de expedir para la nueva relación. En programas con varios clientes no se presume que todos sean destinatarios del mismo mandato sin identificación y aceptación suficientes.

El profesional comunica su identidad fiscal, régimen aplicable, registros, exenciones y certificados necesarios y notifica inmediatamente cambios que afecten a facturas futuras. La entidad expedidora aplicará la diligencia debida sobre la información recibida, cumplirá las formalidades a su cargo y no aplicará mecánicamente datos manifiestamente incoherentes.

La responsabilidad legal del profesional por sus obligaciones tributarias se mantiene. La entidad expedidora responde de errores de generación, duplicidad o incumplimiento del mandato que le sean imputables. Ninguna parte garantiza deducibilidad universal ni exención de impuestos por el solo uso de autofacturación.

La numeración, series, fecha, contenido, moneda, menciones fiscales y conservación se ajustarán a la normativa aplicable a la operación. Cuando un país exija registro, homologación, autorización o canal específico de facturación electrónica, no se considerará cumplido por generar un PDF.

Cada factura se entregará al profesional por medio que permita su consulta y conservación, acompañada de aviso al contacto designado. El profesional podrá aceptarla expresamente o comunicar discrepancias. La aceptación expresa es el procedimiento ordinario.

Solo si la ficha de mandato selecciona expresamente la modalidad de aceptación por falta de oposición y la ley aplicable la permite, una factura se considerará aceptada a los siete días naturales desde su entrega acreditable y aviso al profesional sin objeción. La simple carga sin aviso o la falta de acceso acreditada no inicia el plazo. Cuando la ley exija otra forma de aceptación, se empleará esa forma.

La aceptación documental no convalida errores fiscales, no extingue derechos a rectificación ni certifica por sí sola que el trabajo haya sido aceptado o pagado. Una discrepancia se comunicará con identificación de los datos afectados; la entidad la investigará y corregirá sin demora injustificada. No se exigirá emitir una segunda factura para resolverla.

El profesional no expedirá simultáneamente otra factura por una operación ya incluida en el mandato, salvo coordinación documentada para sustituir o rectificar el documento conforme a la ley. Las partes compartirán las referencias necesarias para evitar doble facturación y doble declaración.

Los documentos erróneos se rectificarán por el procedimiento legal con referencia a la factura original; no se eliminará el rastro de auditoría. Las diferencias económicas se ajustarán por su causa real, sin confundir rechazo de la factura con devolución del pago.

Cada parte conservará las facturas, aceptaciones y datos que le correspondan durante los plazos legales. El profesional dispondrá de copias descargables y podrá obtenerlas por canal seguro al finalizar el servicio. El tratamiento y transferencia de datos se regirán por las obligaciones aplicables a cada función.

El mandato empieza en la fecha de aceptación de su ficha y se mantiene para las operaciones definidas hasta revocación o finalización. Cualquiera puede terminarlo con quince días naturales de aviso, o inmediatamente cuando su continuación sea ilegal o exista incumplimiento grave. Se coordinará la facturación de operaciones anteriores y sus rectificaciones para evitar omisiones.

La revocación no impide corregir documentos anteriores ni conservarlos legalmente. Desde su efectividad, el profesional o nuevo expedidor asumirá las facturas futuras. Si un servicio exige autofacturación y no puede prestarse lícitamente sin ella, se suspenderán únicamente nuevas operaciones afectadas, sin retener pagos ya debidos como penalización.

La ficha de aceptación recoge: prestador; destinatario; entidad expedidora; modalidad; operaciones cubiertas; normativa de facturación aplicable; procedimiento de aceptación; canal de entrega; fecha de inicio; representantes y evidencia de su aceptación. Los campos se completan antes de activar el mandato. Se aplican las condiciones generales en lo no previsto y las normas fiscales imperativas prevalecen.