¿Cómo organizarse en el trabajo? Descubre cómo aplicar estas técnicas en tu rutina diaria.
En el frenético mundo del freelancing, donde los plazos te persiguen y la productividad es crucial, saber como organizarse en el trabajo y encontrar el equilibrio adecuado puede marcar la diferencia entre el éxito y el estrés.
En Worksible sabemos bien de la importancia de una buena planificación y organización diaria, por eso quiero compartir contigo algunas técnicas que no solo te ayudarán a organizarte mejor, sino que también te permitirán sentirte más en control con tu trabajo.🎯
A continuación, te presentamos con más detalle cada técnica, consejos y recursos para que lo implementes en tu dia a dia como freelancer y así organices mejor tu trabajo.
1. Hay que priorizar
Identifica y clasifica tus tareas diarias según su importancia y urgencia utilizando métodos como la matriz de Eisenhower. Las tareas las divides en: (urgente e importante),(importante pero no urgente),(urgente pero no importante),(ni importante, ni urgente).
Esto te permite enfocarte primero en lo que es realmente crucial para tu proyecto. Otro método interesante para utilizar seria el ABC con este método se asigna una letra (A, B o C) a cada tarea en función de su importancia y urgencia. Las tareas (A) son las más importantes y urgentes, mientras que las tareas (C) son las menos importantes y urgentes.
2. Planificación por bloques de tiempo
Esta técnica es muy eficaz para tener una buena productividad y evitar posponer las tareas. Establecer horarios específicos para llevar a cabo diferentes tipos de tareas puede ayudarte a mejorar tu concentración, esto te permitirá mantener un ritmo constante sin agotarte.
Algunos consejos para planificar tu dia a dia por bloques de tiempo ⏰:
➡️ Descubre cuando tienes más energía y concentración. Y asigna las tareas que requieran de mayor esfuerzo mental.
➡️ Organiza los bloques de tiempo evitando recargar de más cada bloque, ya que esto puede resultar en cansancio mental.
➡️ Haz pausas breves en tu planificación, esto te ayudará a mantener una mente fresca y concentrada.
➡️ Puedes usar un calendario o una aplicación de organización para ver tu planificación diaria. De esta manera sabrás como organizar tu trabajo, sin estrés.
3. Técnica de pomodoro
Divide tu trabajo en períodos de tiempo cortos (por ejemplo, 25 minutos de pomodoros) seguidos de breves descansos de unos 5 minutos. Al utilizar esta técnica, se fomenta la concentración profunda y se previene el agotamiento mental.
¿Cómo puedes implementar esta técnica? 🍅
➡️ Utiliza un temporizador para gestionar los intervalos de trabajo y de descanso.
➡️ Durante los intervalos de trabajo, intenta enfocarte solo en una tarea y evita las distracciones.
➡️ Mediante los intervalos de descanso, levántate, camina, haz algo que te ayude a relajarte.
➡️ Una buena herramienta para implementar con la técnica de pomodoro es: Focus to do
4. Gestión de proyectos con herramientas especializadas
Las herramientas de gestión de proyectos son una gran ayuda para organizar tu trabajo, ya que te ayudan a definir fechas límites, monitorear tu avance y colaborar con otros freelancers o clientes. Hay diferentes herramientas especializadas, cada una con características y beneficios propios.
Con Worksible, hemos hecho una selección de cuales son nuestras herramientas favoritas🛠:
➡️ Trello: Una herramienta basada en el método Kanban para ordenar tus tareas en tableros, listas y tarjetas.
➡️ Asana: Esta herramienta te brinda diversas funcionalidades para administrar proyectos complejos, como crear subtareas, asignar tareas a los miembros del equipo y hacer seguimiento.
➡️ Notion: Una herramienta muy completa que te facilita la administración de proyectos, toma de notas, creación de listas de tareas y muchas otras funciones adicionales.
➡️ Basecamp: Un software de comunicación y colaboración que te facilita estar conectado con tus clientes, intercambiar archivos y supervisar el avance de los proyectos.
5. Automatización y delegación
Identifica aquellas tareas que te parezcan repetitivas o que te consuman mucho tiempo y encuentra la manera de automatizarlas o delegarlas a otros freelancers. Esto te quitara mucha carga y te ayudara a que te concentres en aquellas áreas que realmente puedas aportar valor.
Te presentamos algunas ideas para automatizar tareas y ayudarte a como organizarse en el trabajo 🤖:
➡️ Puedes emplear herramientas de gestión de correo electrónico para agilizar tareas como contestar emails repetitivos o planificar el envío de mensajes.
➡️ Aprovecha las herramientas que ofrecen las redes sociales para programar tus publicaciones y automatizar las interacciones.
➡️ Usa herramientas de facturación y contabilidad que te faciliten la automatización, la creación y el envío de las facturas.
6. Revisiones regulares
Programa revisiones regulares de tu planificación para modificar tus métodos según sea necesario. La flexibilidad es clave en un entorno tan cambiante como el freelance.
Aquí van algunos consejos para que mejores y adaptes tu sistema de la mejor manera posible 🔄:
➡️ Programa un horario fijo para revisar tu sistema. Dependiendo de si es semanal, quincenal o mensualmente, en función de tu carga laboral y en cómo gestionar la rapidez de tus proyectos.
➡️ Reconoce las áreas que están funcionando correctamente y las que requieren ser mejoradas.
➡️ Realiza los cambios necesarios. No pasa nada por probar distintas técnicas y herramientas hasta dar con la que funcione mejor para ti.
Así que implementa estas técnicas de organización y disfruta de un día a día más productivo, menos estresante y con mayor sensación de control. La clave es conocer cuales son las técnicas quemas te funcionan y conseguir saber cómo organizarse en el trabajo de la forma más eficaz.
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Te dejo por aquí un articulo que te podría ayudar en tu organización y planificación: ➡️ Guía definitiva para impulsar la productividad y el liderazgo sin perder la cordura
