Gestionar retenciones en pagos internacionales se ha convertido en uno de los mayores desafíos operativos para equipos de Recursos Humanos, Finanzas y Operaciones Globales que trabajan con talento distribuido. La expansión del trabajo remoto, la contratación de freelancers globales y la necesidad de colaborar con proveedores en múltiples jurisdicciones ha hecho que la gestión fiscal internacional sea un elemento crítico para evitar sanciones, sobrerretenciones, dobles tributaciones o riesgos de establecimiento permanente. En este contexto, las empresas necesitan comprender en profundidad cuáles son las obligaciones que aplican, cómo gestionarlas correctamente y qué soluciones de retenciones en pagos internacionales existen para evitar errores que pueden costar millones en multas o auditorías inesperadas.

Este artículo ofrece un análisis detallado sobre cómo funcionan las retenciones en pagos transfronterizos, los riesgos más frecuentes, los modelos operativos disponibles y las soluciones tecnológicas y legales que permiten automatizar este proceso. Además, se incluyen ejemplos por país, buenas prácticas, tablas comparativas y un vistazo a cómo algunas plataformas —como Worksible HR cuando actúa como Merchant of Record (MoR) o Agent of Record (AoR)— pueden facilitar el cumplimiento, siempre desde un enfoque educativo y no promocional.

Por qué las retenciones en pagos internacionales generan tantos problemas

Diferencias normativas entre países y falta de estandarización

Una de las razones principales por las que las retenciones internacionales generan tanta complejidad es la ausencia de un marco fiscal unificado. Cada país define sus reglas de retención en función del tipo de servicio, la ubicación del proveedor, la residencia fiscal, la firma o no de tratados de doble imposición y la naturaleza de la relación contractual. Esto significa que un pago a un freelance en México puede requerir una retención del 10%, mientras que el mismo servicio prestado por un proveedor en India puede exigir una retención distinta o incluso no requerirla si existe un certificado fiscal específico como el Form 10F o el Tax Residency Certificate. Para equipos internos, navegar esta diversidad normativa sin errores requiere un conocimiento experto y actualizado, además de una capacidad operativa considerable.

Cambios constantes en regulaciones fiscales y tratados internacionales

Las leyes tributarias cambian con frecuencia, especialmente en entornos donde los trabajadores remotos y los servicios digitales están redefiniendo el concepto tradicional de prestación de servicios. Países como España, Argentina o Brasil han actualizado recientemente sus reglas sobre retenciones a no residentes, mientras que Estados Unidos exige el uso correcto del W-8BEN, W-8BEN-E o W-9 dependiendo del tipo de proveedor. Estos cambios constantes hacen que la actualización manual sea prácticamente inviable, y muchas empresas descubren que están incumpliendo meses después, durante una auditoría o al intentar registrar gastos ante Hacienda. Tener procesos automatizados y soluciones especializadas es clave para mitigar estos riesgos.

Riesgo de sobrerretenciones o dobles retenciones

Otro problema frecuente es la sobrerretención, cuando la empresa retiene más de lo que corresponde por desconocimiento de un tratado de doble imposición vigente o por no aplicar correctamente un certificado fiscal proporcionado por el proveedor. También ocurre el escenario inverso: no aplicar la retención debida y que posteriormente la autoridad fiscal requiera el importe pendiente junto con intereses. Ambos casos suponen un impacto directo en la rentabilidad y en la relación con proveedores globales. Entender y aplicar las reglas correctas es esencial para evitar disputas y asegurar que los pagos internacionales se procesan sin fricciones.

Cómo funcionan las retenciones en pagos internacionales

Retenciones según tipo de servicio

Las retenciones pueden variar en función de si el proveedor ofrece servicios profesionales, consultoría, servicios digitales, royalties, licencias, dividendos o intereses. Por ejemplo, un pago por servicios tecnológicos a un freelancer en Colombia puede requerir un porcentaje distinto del que se aplicaría a un consultor en Chile. En ciertos países, los servicios digitales están sujetos a impuestos específicos como el IVA digital o el GST, que complican aún más la determinación de la retención correcta. Comprender la clasificación del servicio es el primer paso para definir el tratamiento fiscal aplicable.

Dependencia del país de origen y país de destino

La ubicación del pagador y del receptor también influye en la obligación de retener. Si una empresa española paga a un proveedor en México, puede aplicar el tratado para evitar la doble imposición España-México, mientras que si paga a un proveedor en un país sin tratado, la retención puede ser obligatoria sin excepción. Lo mismo ocurre cuando empresas latinoamericanas pagan a proveedores europeos o asiáticos. La ausencia de armonización global obliga a analizar bilateralmente cada interacción, lo que complica la automatización sin herramientas adecuadas.

Tratados de doble imposición y certificados fiscales

Los tratados para evitar la doble imposición son estrategias fiscales internacionales que permiten reducir o eliminar retenciones si se cumplen ciertos requisitos, como presentar certificados de residencia fiscal o formularios específicos. Por ejemplo, para aplicar beneficios en pagos desde Estados Unidos, proveedores extranjeros deben entregar formularios W-8 correctos. En España, el certificado de residencia fiscal emitido por la autoridad tributaria del país del proveedor puede ser suficiente para evitar la retención. Sin embargo, cada país define criterios distintos, y gestionarlos manualmente puede ser complejo para equipos de HR o Finanzas que no cuentan con especialistas en fiscalidad internacional.

Soluciones de retenciones en pagos internacionales: enfoques disponibles

Modelo interno administrado por el equipo de Finanzas

Algunas empresas optan por gestionar internamente las retenciones en pagos internacionales. Esto implica analizar regulaciones, verificar documentos, aplicar tratados, calcular retenciones, emitir reportes fiscales y gestionar deducciones en cada país. Aunque viable para empresas con gran volumen y departamentos robustos, es costoso y requiere experiencia técnica. Además, errores en la interpretación normativa pueden derivar en sanciones o auditorías. Este modelo exige procesos bien documentados, actualizaciones constantes y sistemas de control avanzados.

Externalización parcial a despachos fiscales internacionales

Otra solución consiste en delegar el cálculo de retenciones y validación documental a consultorías fiscales internacionales. Esta opción garantiza mayor precisión normativa, pero suele ser lenta, costosa y poco escalable. Muchos despachos trabajan bajo modelos manuales, lo que complica la gestión cuando se realizan cientos de pagos mensuales a freelancers globales. Aun así, es una opción útil para empresas con baja frecuencia de pagos internacionales o requerimientos fiscales muy específicos.

Uso de plataformas de MoR/AoR y automatización con IA

Las plataformas que actúan como Merchant of Record (MoR) o Agent of Record (AoR) ofrecen una solución más moderna y escalable, especialmente para empresas que trabajan con talento global. En este modelo, la plataforma se convierte en el responsable fiscal del pago, aplicando automáticamente retenciones, validando documentos y generando reportes según la jurisdicción. Un ejemplo es Worksible HR, cuya función MoR/AoR automatiza cálculos y contratos mientras garantiza cumplimiento por país, sin que ello implique una promoción de servicio, sino un ejemplo práctico de cómo funciona la externalización tecnológica. Este enfoque es especialmente valioso para empresas que buscan mitigar riesgos sin aumentar la carga operativa interna.

Ventajas de implementar soluciones automatizadas para retenciones

Mitigación de riesgos fiscales y regulatorios

Las soluciones automatizadas reducen significativamente el margen de error al aplicar retenciones correctas según país, tipo de servicio y documentos fiscales. Esto evita sanciones, recargos y auditorías inesperadas. También permite que las empresas cumplan con normativas globales sin necesidad de ampliar equipos internos o recurrir constantemente a consultores externos. A nivel estratégico, ofrece tranquilidad a CFOs y responsables de cumplimiento que buscan minimizar riesgos en un entorno global cada vez más regulado.

Ahorro operativo y simplificación administrativa

Automatizar retenciones en pagos internacionales reduce tiempo, costes y fricción administrativa. Las empresas ya no necesitan revisar manualmente certificaciones fiscales, aplicar porcentajes diferenciados ni generar reportes país por país. En operaciones con freelancers globales, este beneficio es crítico, ya que la rotación de proveedores y la necesidad de pagos rápidos requieren procesos fluidos y sin cuellos de botella. La automatización permite a HR y Finanzas centrarse en funciones estratégicas en lugar de tareas repetitivas.

Mejora en la experiencia de proveedores y freelancers globales

Una gestión eficiente de retenciones también impacta directamente en la satisfacción del talento y proveedores. Cuando los pagos llegan sin errores y con explicaciones claras, los freelancers internacionales pueden declarar correctamente sus ingresos y evitar problemas en su país de origen. Esto genera relaciones más sólidas y reduce disputas por pagos incorrectos. Con modelos MoR/AoR, los proveedores reciben soporte adicional sobre su situación fiscal y documentación, lo que facilita su trabajo y mejora la relación con la empresa contratante.